Онлайн-касса с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года стало больше тех, кто обязан применять онлайн-кассу. Как точно определить, пора ли вам перейти на онлайн-кассу, и что для этого сделать, читайте в этой статье.

Кто обязан перейти на онлайн-кассу

Список компаний, которые могут еще повременить с переходом на онлайн-ККТ, прописали в Федеральном законе от 03.07.2016 № 290-ФЗ. Это право связано с видами бизнеса и спецрежимом. Планировалось, что все будут применять онлайн-ККТ с 1 июля 2018 года, но прошлой осенью переход продлили.

Всем, кто применяет торговые автоматы, нужно будет оборудовать их устройством для печати кассовых чеков. Перейдут на современную ККТ организации и предприниматели на вмененке, если они торгуют в розницу или зарабатывают в общепите. Исключение сделали только для тех, кто работает в одиночку или нанимал помощников по гражданскому договору. А вот если у бизнесмена есть работники по трудовому договору, то в большинстве случаев ему понадобится ККТ.

Кто вправе пока работать без онлайн-кассы

Некоторые продавцы вправе перейти на новую технику в 2019 году. Онлайн-кассы могут не использовать компании и предприниматели на ЕНВД, которые оказывают услуги автосервиса, платных парковок и перевозок, бытовые, ветеринарные, по распространению и размещению рекламы на конструкциях и транспорте, по временному размещению и проживанию, аренды торговых мест и земельных участков под торговую сеть (п. 1 ч. 7.1 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Бизнесмены на вмененке и патенте без наемных работников могут продолжить работу без ККТ в рознице и общепите (п. 2 ч. 7.1 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Также освобождены предприниматели на патенте, у которых определенный вид деятельности, к примеру услуги парикмахерской или химчистки (п. 3 ч. 7.1 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Если выполняют работы или услуги населению и выдают бланки строгой отчетности, онлайн-касса не понадобится. Освобождены от установки онлайн-касс и предприниматели, которые используют торговые автоматы, и у них нет работников.

Когда потребуют кассовый чек на оплату по безналу

Что неясно: нужно ли пробивать кассовый чек, когда деньги зачисляют сразу на расчетный счет. Читайте, кто действительно должен печатать чеки по выписке банка.

Минфин уже больше года пишет письма, где почему-то требует применять ККТ то от банков, то от посредников, то от принципалов. Теперь чиновники определились окончательно. Выбивать кассовый чек будет тот, кто принял деньги на свой расчетный счет (письмо Минфина от 08.05.2018 № 03-01-15/31042). Причем не важно, оплатили картой через кассу, или через интернет-оператора, или платежкой в банке.

Нужно применять ККТ, когда для расчетов используют электронные средства платежа. То есть любой способ передать распоряжение банку, чтобы он списал со счета деньги или, наоборот, зачислил их (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ). Все банковские денежные переводы сейчас электронные. Потому любой вариант безналичных расчетов попадает под определение платежей, где нужно применить ККТ.

С 1 июля 2018 года нужно выбивать кассовый чек на безнал (письма Минфина от 30.08.2017 № 03-01-15/55761, ФНС от 31.08.2017 № АС-4-20/17357@). Дату чиновники объясняют переходными правилами из Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

До изменений в кассовом законодательстве не требовалось печатать чеки по безналу. Поэтому все могли использовать отсрочку от новой обязанности (п. 9 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

Для всех безналичных расчетов, где участвуют «физики», нужно завести ККТ. Это касается и тех продавцов, кто вправе работать без кассы до 1 июля 2019 года. Отсрочку они получили потому, что были вправе без кассы принимать наличные и платежные карты, а не электронные средства платежа.

Исключение из правил сделали только для переводов между бизнесменами и компаниями при условии, что платеж прошел без личного контакта (п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Это значит, что при оплате, например, корпоративной картой через кассу в магазине все же потребуется ККТ. А вот на банковские переводы между компаниями или бизнесменами чеки не нужны.

Как выбивать чеки на переводы «физиков»

Теперь нужно выбивать и передавать чеки на платежи, о которых компания может не знать.

Клиент в любое время суток может через интернет оплатить покупку. Считается, что он это сделал, как только банк «физика» подтвердил списание денег (п. 3 ст. 16.1 Федерального закона от 07.02.1992 № 2300–1). А продавец с этого момента обязан выдать кассовый чек. На это дают всего пять минут после оплаты (письмо ФНС от 10.07.2013 № АС-4-2/12406@). Есть два варианта, как все сделать верно и вовремя.

Умная онлайн-касса

Модели ККТ с префиксом ФС можно использовать только для интернет-торговли (п. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Они не умеют выдавать бумажные чеки. Зато автоматически сформируют документ и отправят его покупателю и налоговикам.

Умная касса вышлет чек по адресу, если знает его. Нужно запросить у покупателя адрес его электронной почты. Например, когда он оформляет интернет-заказ. Затем данные сделаете доступными для ККТ.

Еще одно преимущество аппаратов для интернет-торговли — круглосуточный режим работы по обмену сведениями с ФНС. Уточните, есть ли такая функция у вашей модели.

Чек по выписке банка

Компания может обходиться и без умной кассы. Но потребуется постоянно мониторить состояние расчетного счета. На переводы от «физиков» нужно будет сразу выбивать кассовый чек.

Компания может оформлять электронные чеки и отправлять их покупателю. А может печатать бумажные чеки, а затем передавать документ об оплате, например, вместе с курьером при доставке товара.

Сложность в том, что нужно постоянно следить за оплатами. Иначе организация нарушит правило о том, что нужно выдать чек в момент расчетов. Правда, пока инспекторы не сравнивают по минутам время, когда компания получила деньги на счет и когда пробила чек.

Обычно организации допускают к сведениям о состоянии расчетного счета руководителя и бухгалтерию. Вряд ли они смогут постоянно мониторить зачисление денег.

Если вышло так, что несколько дней компания не выбивала чеки, потребуется пробить чек коррекции. Можно выбить один чек на всю сумму прихода за операционный день. Так считают налоговики, которых мы опросили.

Отправьте в инспекцию сообщение, что допустили ошибку и уже исправились. В таком случае инспекторы не оштрафуют организацию (примечание к ст. 14.5 КоАП).

Как выбрать онлайн-кассу

Сейчас нет дефицита фискальных накопителей и онлайн-касс в продаже, как это было при первой волне перехода. Поэтому можно выбрать ту кассу, которая подходит компании.

Чтобы верно выбрать онлайн-кассу, можно воспользоваться инструкцией ФНС (письмо от 03.04.2018 № ММВ-20-20/33). Ее налоговики разработали для своих работников как шпаргалку. Они должны были ее использовать, чтобы рассказать, какая ККТ лучше для конкретного бизнеса.

Кассы должны быть сертифицированы. Технику, одобренную налоговиками, можно посмотреть у них на сайте. Можно купить аппарат в комплекте с фискальным накопителем и базовым программным обеспечением. Это будет дешевле.

Проверьте срок использования фискального накопителя. Для разных видов деятельности сроки разные. Например, компании, которые совмещают общий режим и вмененку, могут применять фискальный накопитель со сроком использования не меньше 13 месяцев (п. 6 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Налоговики теперь не будут прощать короткий срок действия фискального накопителя, если у компании должен быть накопитель, который можно использовать не меньше 36 месяцев. Также убедитесь, что онлайн-касса работает без интернета в случае сбоя. В этом случае вы сможете пробивать чеки, а когда восстановится связь, машина сама отправит отчет в инспекцию.

Инспекторы рекомендуют проверить, умеет ли касса загружать базы номенклатур наименований товаров, чтобы печатать их в чеке. В таком случае не придется заводить эти реквизиты в кассу вручную.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Купить онлайн-кассу недостаточно. За то, что компания работает с кассой, которую не зарегистрировала в налоговой, она получит штраф (постановление Пленума ВАС от 31.07.2003 № 16). В новой волне перехода крайний срок регистрации ККТ — 30 июня 2018 года. Налоговики на местах сказали, что регистрацию 1 июля будут считать просроченной.

Перед тем как регистрировать ККТ, нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Он будет принимать, перерабатывать и отправлять в инспекцию все сведения из онлайн-кассы.

Чтобы зарегистрировать кассу, не потребуется ехать в инспекцию (подробнее ЗДЕСЬ). Все можно сделать электронно в личном кабинете на сайте ФНС. Заполните необходимые сведения, налоговики проверят их, присвоят кассе регистрационный номер и вышлют его вам.

Вы запишете номер в фискальный накопитель, сформируете отчет о фискализации и передадите его параметры обратно в налоговую. ФНС проверит корректность работы накопителя и пришлет в ответ электронную регистрационную карточку. После этого с онлайн-кассой можно работать.

По материалам УНП

〰〰〰〰〰〰〰〰〰〰〰〰〰